С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными для большинства участников грузоперевозок. Но что делать, если на складе пропал интернет, произошёл сбой оператора ЭДО или недоступна система ГИС ЭПД? Разбираем порядок действий, требования к оформлению документов и способы подготовки 1С к работе с электронными перевозочными документами.
Электронные перевозочные документы: что изменилось с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок введён обязательный электронный формат перевозочных документов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Новые требования затрагивают грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.
Электронные документы передаются через операторов информационных систем электронных перевозочных документов в государственную информационную систему ГИС ЭПД.
Для компаний, которые ведут учёт в 1С, важно не только организовать электронный документооборот, но и обеспечить бесперебойную работу склада, логистики и бухгалтерии.
Что делать, если пропал интернет, оператор ЭДО перестал отвечать или возникли технические проблемы в государственной системе?
Разберём основные ситуации.
Рис. 1. Создание электронной транспортной накладной в 1С:Бухгалтерии 8. Пример работы в демонстрационном режиме.
Ситуация № 1. На складе или в пути отсутствует интернет
Представим ситуацию: груз подготовлен к отправке, водитель прибыл на склад, но интернет отсутствует. Создать или подписать электронную транспортную накладную невозможно.
Можно ли оформить документы на бумаге?
В предусмотренных законодательством случаях — да, но необходимо соблюсти установленную процедуру.
Порядок действий
Шаг 1. Зафиксировать отсутствие связи.
Необходимо составить акт с указанием даты, времени, места возникновения проблемы и обстоятельств отсутствия доступа к интернету.
Шаг 2. Подтвердить техническую проблему.
Следует зафиксировать предпринятые действия по восстановлению связи и обеспечить подписание акта участниками в соответствии с применимым порядком.
Шаг 3. Обратиться к оператору ЭПД.
Оператору направляется обращение о невозможности оформить электронный документ.
Шаг 4. Получить подтверждение.
Необходимо выполнить предусмотренные регламентом действия для подтверждения технической невозможности электронного оформления.
Шаг 5. Оформить документы в допустимом формате.
Если основания для использования бумажного документа подтверждены и соблюдены необходимые условия, перевозка может оформляться на бумаге.
Важно: отсутствие интернета само по себе не означает, что можно произвольно отказаться от электронного документооборота.
Ситуация № 2. Интернет восстановился после оформления бумажного документа
Допустим, перевозка была оформлена на бумаге в связи с подтверждённым отсутствием связи.
После восстановления интернета необходимо вернуться к установленному электронному порядку оформления новых перевозочных документов.
Если бумажный документ был оформлен правомерно, необходимость его последующего электронного дублирования определяется действующими правилами для соответствующего случая.
Если электронные документы были сформированы до сбоя, необходимо проверить их статусы и обеспечить передачу накопленных сведений через оператора.
Ситуация № 3. Произошёл технический сбой ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система, в которую поступают сведения об электронных перевозочных документах.
Если государственная система временно недоступна, это не всегда означает необходимость прекращения оформления электронных документов.
При наличии технической возможности участники продолжают работу через оператора ЭПД в установленном порядке.
Что необходимо проверить
-
Возможность создания и подписания электронного документа.
-
Статус отправки документа оператору.
-
Наличие подтверждений и идентификаторов.
-
Возможность предъявления документа при проверке.
-
Передачу накопленных сведений после восстановления ГИС ЭПД.
Рис. 2. Журнал электронных перевозочных документов в 1С. Контроль этапов перевозки и состояния обмена. Демонстрационный режим, октябрь 2026 года.
Рекомендация МЕГАФРЕЙМ: организовать контроль статусов электронных документов в 1С или связанном сервисе, чтобы сотрудники своевременно выявляли ошибки передачи.
Ситуация № 4. Не работает оператор электронного документооборота
Ещё одна распространённая проблема — недоступность сервиса оператора ЭПД.
Например, 1С работает корректно, интернет есть, но электронные документы не отправляются.
Причина может находиться на стороне внешнего сервиса.
Что делать
1. Проверить соединение. Убедиться, что проблема не связана с локальной сетью или рабочим местом пользователя.
2. Проверить статус оператора. Обратиться в техническую поддержку сервиса.
3. Зафиксировать ошибку. Сохранить сообщения об ошибках, дату и время возникновения проблемы.
4. Запросить подтверждение сбоя. При необходимости получить документальное подтверждение технической неисправности от оператора.
5. Проверить очередь обмена. После восстановления сервиса убедиться, что документы обработаны и переданы в установленном порядке.
Рис. 3. Схема обмена электронными перевозочными документами: 1С → оператор ЭПД → ГИС ЭПД. Возможные ошибки и порядок действий.
Как подготовить 1С к электронным перевозочным документам
Для надёжной работы с ЭПД недостаточно просто подключить оператора электронного документооборота.
Необходимо проверить готовность информационной системы и бизнес-процессов компании.
1. Проверка конфигурации 1С
В первую очередь необходимо определить, поддерживает ли используемая конфигурация необходимые операции с электронными перевозочными документами.
В зависимости от программного продукта могут потребоваться обновление, дополнительные настройки или интеграционные решения.
2. Настройка обмена с оператором ЭПД
Необходимо проверить корректность подключения, формирования документов, подписания и передачи данных.
Особое внимание следует уделить обработке ошибок обмена.
3. Проверка электронных подписей
Следует убедиться в действительности сертификатов электронной подписи и корректности оформления полномочий сотрудников.
4. Контроль статусов документов
Важно организовать контроль движения электронных документов.
Сотрудники должны понимать, какие документы созданы, подписаны, переданы оператору и успешно обработаны.
5. Обучение сотрудников
Бухгалтерия, склад, логисты и водители должны знать порядок работы с электронными перевозочными документами.
Рекомендуется подготовить инструкции для штатных ситуаций и действий при технических сбоях.
Как специалисты МЕГАФРЕЙМ внедряют электронные перевозочные документы
Компания МЕГАФРЕЙМ помогает организациям подготовить 1С к работе с электронными перевозочными документами.
Этап 1. Аудит информационной системы.
Проверяем конфигурацию 1С, используемые доработки, интеграции и действующий порядок оформления перевозок.
Этап 2. Подготовка 1С.
Выполняем необходимые обновления и настройки информационной базы.
Этап 3. Настройка электронного документооборота.
Организуем подключение и обмен с поддерживаемыми сервисами электронных перевозочных документов.
Этап 4. Тестирование.
Проверяем создание, подписание, отправку документов и обработку статусов.
Этап 5. Обучение пользователей.
Подготавливаем инструкции для сотрудников бухгалтерии, логистики и склада.
Этап 6. Сопровождение.
Помогаем устранять ошибки и поддерживать корректную работу электронного документооборота.
Нужно внедрить электронные перевозочные документы в 1С?
Специалисты МЕГАФРЕЙМ помогут оценить готовность вашей информационной системы, определить необходимые настройки и подготовить компанию к работе с ЭПД.
Мы работаем с 1С:Комплексной автоматизацией, 1С:ERP, 1С:Управлением торговлей и другими решениями фирмы „1С“
МЕГАФРЕЙМ — автоматизация бизнеса, разработка и сопровождение 1С.
Получите консультацию по внедрению электронных перевозочных документов.
Нужно настроить электронные перевозочные документы в 1С?
Поможем проверить готовность программы, подключить электронный документооборот и настроить работу с ЭПД.
Телефон: +7 (831) 262-17-07
Сайт: мегафрейм.рф
Читайте также
